Så effektiviserar Saint Gobain Ecophon sin verksamhet med digitala processer

Saint-Gobain Ecophon tillverkar och säljer akustiktak, väggabsorbenter och skärmar som bidrar till en god inomhusmiljö.

I slutet av 2007 vände sig avdelningschefen för miljö- och hälsa till Thobias Gullerstedts avdelning som ansvarar för applikationer och digitala system och uttryckte ett behov av att digitalisera tillbudsrapporteringen. Thobias med kollegor började kika runt efter ett digitalt system för tillbudsrapportering i främst fabriken, men även på tjänstemannasidan.

Från pappersblanketter till digitala processer

– Efter en utvärdering av tre system föll vårt val på programvaran flexite som hade det digitala processtödet som vi önskade. Med flexite kunde vi skapa digitala och körbara processer, rapportera, hantera avvikelser, spara registreringar, tilldela ansvariga och kommunicera internt via systemet”, säger Thobias Gullerstedt.

Många av Saint Gobain Ecophons digitala processer ersätter ett manuellt arbete som tidigare hanterades via pappersblanketter.

– Manuell hantering innebär inte bara ett ineffektivt arbetssätt, det försvårar även avstämningar och uppföljningar. Med flexite är det enkelt att snabbt ta reda på status i ett ärende. Har det som rapporterades förra veckan nu åtgärdats eller vad är status och hos vem ligger bollen?, konstaterar Thobias Gullerstedt.

Med flexite kan man snabbt och enkelt följa upp status på ett ärende.

Så arbetar Ecophon med digitala processer i flexite

Det som började med två processer har nu utökats till att innefatta ett processbibliotek på drygt 10 processer.

Vissa processer, såsom tillbudsrapporteringsprocessen, ligger helt öppen för organisationens alla säljbolag och kontor globalt. Thobias uppskattar fördelarna att kunna använda öppna e-tjänster dvs. att vem som helst kan rapportera i ett webbformulär utan att behöva logga in i något system. Minst hälften av Ecophon-gruppens 800 anställda har vid minst ett tillfälle rapporterat något via flexite, via öppna e-tjänster eller inloggade i systemet.

– I snitt har vi byggt minst en ny process varje år. De större och mer komplicerade rutinerna och manuella arbetsflödena tar såklart längre tid att digitalisera, som t.ex. när vi byggde vår process för tillbudsrapportering. Hur vi arbetar med riskbedömning är också rätt avancerat. Den processen används årligen inom olika områden i både fabriken och på kontoret och innehåller dessutom två flexite-processer som är integrerade med varandra, och en integration med ett helt annat system, berättar Thobias.

En annan stor verksamhetsprocess är den avancerade Access Management-processen, vilken används för att hantera personalens användarbehörighet i diverse system. Det som tidigare krävde en hel del manuellt arbete, huvudbry och extra kontroller hanteras numera väldigt smidigt, tack vare uppsatta regler i flexite. Reglerna i processen styr allt från hur behörigheter ska hanteras för resurser som tillhör två olika avdelningar, uppdatering av riskmatriser, mm.

Även små processer kan fylla en stor funktion!

– Processerna behöver nödvändigtvis inte vara stora och komplexa för att fylla en stor funktion och nytta i verksamheten”, säger Thobias och nämner till exempel Ecophons enkla, men uppskattade process för felanmälan av problem i konferensrum som kan användas av alla inom företaget. Allt från när en taklampa gått sönder till att en nätverkssladd saknas, mm.

Användningsområdet av flexite utökas ständigt

Sedan implementeringen av flexite har allt fler avdelningar på Ecophon digitaliserat sina rutiner.

Säljavdelningen har numera flera olika processer för bland annat framtagande av nya produkter. Säljbolagen kan via flexite lägga in önskemål, så kallade requests, på nya produkter som de skulle vilja introducera eller förslag på förbättringar och förändringar av befintliga produkter. Via flexite kan man då utvärdera samtliga requests och göra kostnadsuppskattningar.

Näst på tur är personalavdelningen som fått upp ögonen för hur de kan dra nytta av flexite och digitala processer. ”Här finns ett helt gäng med rutiner som är på väg att digitaliseras”, konstaterar Thobias. 

Personalavdelningens första process tas fram för att förenkla hanteringen av förfrågningar från chefer som har behov av att rekrytera. För att en chef ska få sätta igång en rekrytering krävs en behovsspecifikation, en utvärdering och ett godkännande från högre chefer och ledningsgrupp. En process som kan bli onödigt långsam och utdragen när den hanteras manuellt via papper och internpost.

Med digitala processer slipper man jaga blanketter och ringa runt för att till exempel ta reda på status i en rekryteringsprocess.

Thobias Gullerstedt, systemansvarig på Ecophon

Andra exempel på arbetsflöden som skulle tjäna på att digitaliseras inom personalavdelningen är rehabilitering efter sjukskrivning, rutiner vid nyanställning inklusive tillgång och uppsättning av konton, mm.

Enkelt att ta fram jämförande statistik för rapportering

Ecophon har verksamhet i 14 länder, representanter i ytterligare 30 länder och ingår i Saint-Gobain koncernen. De franska ägarna efterfrågar statistik både månads- och årsvis. Statistiken rör allt från risker, tillbud, händelser, mm.

– Med flexite har det blivit mycket enklare att skicka statistikrapporter till koncernledningen. Vi har tillgång till den information vi behöver, kan enkelt plocka ut det vi önskar och framförallt är det jämförbara siffror med samma kriterier. Vi får överblick och en gemensam bild, vilket vi saknade tidigare, säger Thobias. 

Flexite – en proffsig leverantör med bra support

Som ensam flexite-administratör på företaget är Thobias tacksam och nöjd över hur driftsäkert flexite är och att han alltid fått snabb respons och bra hjälp från Flexite genom åren. Periodvis har han under åren haft kontakt med Flexites supportavdelning varje vecka för diverse olika ärenden.

flexite är ett stabilt och driftsäkert system och jag är jättenöjd med bemötandet hos Flexites verksamhetskonsulter och tekniker. De är lika proffsiga och kunniga idag som när vi började arbeta tillsammans för flera år sen.

– Jag är den enda på företaget som har en flexite-utbildning och kan bygga processer. Därför har jag ibland beställt färdiga processer och låtit Flexite bygga dem åt oss. Det har fungerat bra, säger Thobias och fortsätter:

– Jag är fortfarande imponerad över hur snabbt det gick för Flexites verksamhetskonsult att förstå våra behov när vi skulle sätta upp vår allra första process. Men trots att Flexite är både snabba och hjälpsamma så gillar jag att det är så pass enkelt att själv göra förändringar i befintliga processer och flöden.

Som administratör kan jag utan inblandning från Flexite förädla och förändra mina processer. Det är skönt att slippa vara beroende av leverantören.

För den som är på jakt efter ett system för att digitalisera sina processer rekommenderar Thobias att hitta en leverantör som känns rätt.

– Självklart är vissa funktioner viktiga och avgörande för valet av system, men jag vill gärna poängtera vikten av en proffsig leverantör, säger Thobias.  

Digitaliseringsresan fortsätter

Företagets drygt 10 processer får med all säkerhet sällskap av ännu fler inom kort. Implementeringen av digitala processer är inte ett separat digitaliseringsprojekt, utan en del i Ecophons ständiga förbättrings- och effektiviseringsarbete.

Ju fler processer, desto större blir även behovet av fler integrationer. Ett naturligt steg i arbetet med att bygga fler digitala och körbara processer i flexite blir därmed att se över möjligheterna att skapa fler integrationer till andra system.

– Jag behöver inte direkt sälja in användningsområdet för flexite och digitala processer i verksamheten längre. Numera kommer personer från olika delar i verksamheten till mig för att diskutera vilka möjligheter det finns att digitalisera, konstaterar Thobias glädjande.

Om Saint-Gobain Ecophon

Saint-Gobain Ecophon utvecklar, tillverkar och marknadsför akustiksystem som bidrar till en bra arbetsmiljö och till människors välbefinnande och prestationsförmåga. Löftet ”A sound effect on people” genomsyrar allt Ecophon gör. 

Ecophon har ca 750 medarbetare, verksamhet i 14 länder och representanter i ytterligare 30 länder världen över. Huvudkontoret ligger i Hyllinge utanför Helsingborg. Ecophon ingår i Saint-Gobain koncernen, ett av världens 100 ledande industriföretag.