Tips på alternativa sätt att lösa situationer när du behöver kompletteringar från annan part för att arbetet i processen i flexiteBPMS ska kunna fortsätta.
I många fall kan man vid arbete i en process konstatera att en komplettering behövs från annan part innan arbetet i processen kan fortsätta.
När komplettering behövs från interna användare byggs detta ofta in i processen och hanteras genom en aktivitet för utförande och handläggaren väljer en användare att ansvara för kompletteringen.
Ett mer sofistikerat sätt att hantera detta är att använda feedbackmottagarkomponent och bemanna en roll med en e-postadress. Detta innebär att bara vi vet e-postadressen till den vi önskar komplettering från, kan e-postadressen anges av handläggaren i formuläret och mottagaren får då ett mail med en länk för att nå formulär för komplettering. Detta är en bra lösning men kräver att en webbserver med flexite finns åtkomlig externt utanför kundens nätverk.
I det fall webbserver med flexiteBPMS inte kan göras åtkomlig externt, kan mottagaren istället ges möjlighet att svara på mailet till en viss avsändaradress.
E-postlådan med avsändaradressen ex. komplettering@kommun.se, kan sedan vittjas av flexiteBPMS och informationen från kompletteringen kan automatiskt tillföras rätt ärende. Efter komplettering kan ärendet automatiskt flöda vidare i processen.
Stöd finns även med s.k. ”flöde vid förfallen” att sätta en maxtid för när komplettering måste ha inkommit. T.ex. 10 dagar. I det fall komplettering inte inkommer inom utsatt tid kan systemet automatiskt kvittera kompletteringsaktiviteten och flöda vidare.
Detta används t.ex. vid uppföljning av felanmälningar när en kund ges möjlighet att svara ja/nej om problemet är löst. I det fall kunden inte svarar kan ärendet automatiskt avslutas efter 10 dagar.
I det fall komplettering skall göras via e-post, krävs en licens för flexiteDB-link uppgift.