Trollhättan Stad har i dagsläget lanserat drygt 70 processer med hjälp av flexite. Och fler är på väg! Thomas Wennersten, IT-chef i Trollhättans Stad, har tillsammans med sitt team skapat en egen processfabrik där det skapas digitala processer på löpande band. Men vad innebär egentligen en process enligt Trollhättan Stad?
– Att skapa körbara digitala processer är inte en isolerad IT-fråga eller ett digitaliseringsprojekt vid sidan om. Det här handlar om att effektivisera, automatisera och förbättra interna arbetssätt och optimera vår service till medborgarna. Processbaserad verksamhetsutveckling, helt enkelt, säger Thomas Wennersten, IT-chef i Trollhättans Stad.
Man får räkna med att det tar lite tid innan man ser utväxlingen i organisationen. Men ganska snart börjar det bli riktigt intressant!
Thomas Wennersten, IT-chef, Trollhättans Stad
Under årens lopp har Trollhättan skapat en mängd körbara processer med hjälp av flexite. Allt från att automatisera hantering av personalförändringar till olika typer av e-tjänster som kan användas av medborgare eller hantering av interna avvikelser.
Så snart det uppstår ett behov av att effektivisera något eller en ny administrativ hantering så överväger man alltid att skapa en process för detta via Trollhättans processfabrik.
Körbara, digitala processer skapar rörelse i verksamheten
Idag har Trollhättan drygt 70 digitala processer. De första skapades för e-tjänster och avvikelsehantering. Kommunens användningsområde av digitala processer har sedan dess utökats rejält och de har idag 3-4 st. utvecklare som dagligen arbetar med att skapa och förfina processer på en avancerad nivå.
Våra körbara processer innebär en central och kritisk del i vår verksamhet.
Thomas Wennersten, IT-chef, Trollhättans Stad
– Om vissa av våra processer skulle stanna, så stannar centrala grejer av verksamheten. Processerna används verkligen i verksamheten. Vi får ofta önskemål och input från våra kollegor på kommunen. Vi lägger ca 70% av tiden på underhåll av befintliga processer och 30% på att utveckla nya processer, berättar Thomas Wennersten.
Exempel på processer som skapats i flexite
– En av våra större processer är Personalförändringsprocessen. Så fort en person anställs eller slutar så sätter denna process igång. Anställningskontrakt spottas ut och den nyanställda placeras in i strukturen på rätt plats i organisationsträdet, mm. All administration kring att hantera personal in och ut omfattas av processen, säger Thomas.
En annan process är Organisationsprocessen som hanterar alla typer av organisatoriska förändringar, som t.ex. nya avdelningar, förändrat chefsansvar, m.m.
De största och mest verksamhetspåverkande processerna är de som hanterar våra interna rutiner.
Ännu ett exempel är när Trollhättans Stad årligen inventerar personalens bisysslor. Kommunen insåg tidigt att det skulle bli ett tidskrävande arbete om det skulle göras manuellt av respektive chef. Istället valde kommunen att skapa en process som kunde användas av alla inblandade. Det gick helt enkelt ut en fråga till alla via flexite. Personalen kunde snabbt och enkelt svara. Resultatet rapporterades till närmsta chef, diariefördes och sammanställdes helt automatiskt.
– Vi erbjuder våra medborgare många e-tjänster som vi hanterar via processer i flexite. Allt från en enkel ansökan om färdtjänst till den lite mer komplicerade e-tjänsten Ansökan om Grävningstillstånd. Lottning av sommarjobb är en klurig och skojig e-tjänst som både slår vakt om likabehandling och är helt transparent. Tack vare den processen så kan vi lotta ut sommarjobb till ungdomar på ett effektivt och rättvist sätt, säger Thomas.
Körbara processer i flexite – ett självspelande piano
– Man kan säga att de körbara processerna som spottas ut från vår processfabrik börjar likna ett självspelande piano. Men tro inte att det skett över en natt! Det här har vi arbetat fram över tid. Vi har varit ute och prata jättemycket om detta i verksamheten och visat vad vi kan åstadkomma, säger Thomas och fortsätter:
– Innan vi skapar nya körbara digitala processer börjar vi ofta med att modellera scenarier i 2c8, ett modelleringsverktyg från Flexites partner 2conciliate. I 2c8 gör vi vad vi kallar torrmodelleringar. Vi utgår från ett problemkomplex och ritar upp hur verksamheten vill att det ska hanteras.
Körbara processer är som ett självspelande piano.
Thomas Wennersten, IT-chef, Trollhättans Stad
Från 24-timmarsmyndighet & e-förvaltning till processbaserad verksamhetsutveckling
Det som myntades som begreppet 24-timmarsmyndigheten i slutet av 90-talet ersattes så småningom av begreppet e-förvaltning och det började pratas e-tjänster. Hos många blev det en IT-fråga. Men Thomas Wennersten påpekar vikten av att inte se det som en isolerad IT-fråga utan som processbaserad verksamhetsutveckling, där ansvaret primärt ligger hos verksamheterna och inte hos IT.
Ingen vill ha e-tjänster som skapar döda digitala substantiv. Man vill ha levande, rörliga verb. Digital Rörelse och aktivitet.
Thomas Wennersten, IT-chef, Trollhättans Stad
– När vi på Trollhättans Stad började intressera oss för e-förvaltning och e-tjänster var marknaden för e-förvaltningsplattformar väldigt omogen. Det fanns inte mycket att välja mellan. Det som erbjöds var lösningar som skapade vad jag brukar kalla digitala substantiv. Inga flöden. Det låg bara still utan rörelse som ett dött objekt. Det saknades verb. Vi började leta något som kunde få något att röra på sig i organisationen. Helst utifrån en regelstruktur, berättar Thomas.
Trollhättan visste ganska tidigt vilken typ av lösning och vilka funktioner de önskade. Framförallt hade de en tydlig bild över vad de ville åstadkomma. De började leta, men hittade inte riktigt rätt. Till slut investerade de i ett system som efter ett halvår visade sig vara alldeles för kodintensivt och svårjobbat.
Jag fann mig sittandes på en parkeringsplats och tänkte att nu skiter jag i det här. Efter en stunds betänketid ringde jag upp Flexite och berättade vad jag ville göra och frågade om de ville vara med.
Thomas tog kontakt med Flexite. Det var starten för ett nära samarbete mellan Trollhättans Stad och Flexite, där det tillsammans arbetades fram en lösning för e-tjänster med hjälp av flexite.
Varför flexite?
– Vi har faktiskt inte hittat någon annan plattform som är så anpassad för hur vi vill arbeta och för det vi vill göra. Det finns några liknande programvaror inom samma område, men de är vansinnigt dyra i jämförelse, säger Thomas.
Det finns inget likvärdigt konkurrerande system till flexite på den svenska marknaden.
Thomas Wennersten, IT-chef, Trollhättans Stad
Tips och råd till andra
– Glöm inte den viktiga interna marknadsföringen. Ut i verksamheten och berätta vad detta innebär! Modellera processer tillsammans för att skapa förståelse. Var lyhörd och lyssna till hur vardagen ser ut för olika roller i verksamheten. Låt de berörda vara med och påverka processerna, tipsar Thomas och fortsätter:
– En viktig del i att skapa en processbaserad verksamhet är den pedagogiska delen. Får man något nerkört i halsen blir vem som helst skeptisk. Avsätt istället tid för att personalen både ska förstå och lära sig. Se till att utbilda ansvariga processutvecklare. Det finns t.ex. bra utbildningar som Flexite erbjuder.
flexite säger till dig när och vad du ska göra.
– För handläggare och gemene man som inte ska skapa nya processer behövs ingen djupare utbildning, utan mer en förståelse för hur allt hänger ihop. De kommer att guidas i sitt handhavande av att flexite säger till dem när och vad de ska göra, säger Thomas.
Slutligen vill Thomas slå ett slag för att dela processer med varandra mellan kommuner och myndigheter: – Det här med att dela processer med andra kommuner är ju väldigt käckt. Det borde fler nyttja.
Fortsatt rörelse i Trollhättans processfabrik
I Trollhättans Stad sjuder det vidare av rörelse och framåtanda. Oavsett typ av process eller verksamhetsområde, så står Trollhättans processfabrik redo att skapa de digitala processer verksamheten önskar och beslutar om. Det lär dröja innan Thomas Wennersten och hans team skapat sin sista process.
Om Trollhättans stad
Trollhättans Stad är en kommun i Västra Götalands län med drygt 57,000 invånare och med en stark tillväxtambition. Målet är att växa till 70,000 invånare år 2030. År 2013 vann Trollhättans stad eDiamond Award, ett pris instiftat av Offentliga Affärer och som delas ut till den verksamhet i Sverige som med framgång utvecklat medborgarnära digitala tjänster. Trollhättans Stad vann priset för sitt arbete med processorienterad verksamhetsutveckling. Juryns motivering löd:
”Trollhättans stad har tagit ett helhetsgrepp kring e-förvaltning genom att se till de bakomliggande processerna. Man har sammanfört interna och externa e-tjänster med optimerade och automatiserade verksamhetsprocesser. Denna integration ger ökad nytta till både medarbetare och medborgare.”